L’automatisation des tâches : une évidence pour l’entreprise

Et si les nouvelles technologies vous permettaient de gagner en temps et en efficacité ? Entre la démocratisation du travail hybride, l’évolution de l’intelligence artificielle et l’utilisation de technologies de plus en plus performantes, le monde du travail est en pleine ébullition. Les principaux objectifs sont de faciliter le quotidien des employées en se focalisant davantage sur leurs besoins. Ils peuvent alors effectuer leurs missions de manière plus efficace. L’automatisation des tâches comble exactement ce manque d’optimisation. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages à automatiser certaines opérations ? Comment intégrer ce concept à votre société pour obtenir les résultats escomptés ? Zoom sur une solution numérique incontournable pour toute entreprise visant à être plus productive, plus rentable et plus à l’écoute de ses collaborateurs.

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

Avant de partager les avantages de ce concept et de vous expliquer comment l’intégrer à votre entreprise, il est important de bien comprendre de quoi il s’agit. Chaque jour, nous effectuons des tâches simples, répétitives et à faible valeur ajoutée, mais néanmoins indispensables. La plupart du temps, tous les départements d’une entreprise sont concernés : marketing, ressources humaines, service client, etc.

Par exemple, vous envoyez une newsletter à votre clientèle toutes les semaines. Il se peut alors que vous fassiez déjà de l’automatisation de tâches sans même vous en rendre compte. Si cet e-mail est généré automatiquement à votre communauté avec un logiciel tel que Sendinblue par exemple, alors vous avez déjà un aperçu du potentiel de ce concept. L’automatisation a pour objectif de mieux optimiser votre temps afin de pouvoir vous concentrer sur des missions nécessitant toute votre expertise et à forte valeur ajoutée.

Quel est l’intérêt de l’automatisation en entreprise ?

Pour une meilleure productivité et rentabilité au quotidien

Nous avons souvent une longue liste de choses à réaliser au cours de notre journée, certaines plus importantes que d’autres. Que diriez-vous de donner l’opportunité à vos employés de se débarrasser des tâches chronophages et ennuyeuses ? Ils pourraient ainsi se concentrer davantage sur leur cœur de métier tout en développant leurs compétences. Pourquoi continuer à réaliser des actions à faible valeur ajoutée quand il est possible de les éviter ? Les nouvelles technologies numériques telles que les logiciels PGI (Progiciel de Gestion intégrée), les applications no code, etc. sont là pour répondre à cette nécessité. Ces outils contribuent à un meilleur épanouissement au travail, plus de productivité et ainsi l’obtention de meilleurs résultats.

Pour répondre aux objectifs professionnels actuels

Le monde du travail évolue et les travailleurs des catégories des millénials et de la génération Z n’ont plus les mêmes objectifs professionnels. Entre autres, un travail répétitif et dénué de sens ne répond en aucun à leur vision professionnelle. En supprimant les activités de leur poste qui ont peu de valeur ajoutée, vous leur donnez l’opportunité de se focaliser davantage sur d’autres aspects de leur métier. Par exemple, ils peuvent ainsi plus facilement contribuer à un projet qui nécessite leur temps et leur expertise. Cette approche a des retombées positives pour eux comme pour vous. Il y a en effet de fortes chances que vous diminuiez :

• le risque de lassitude et de bore-out de vos employés ;
• la perte de connaissance et d’expertise de vos équipes ;
• le manque d’engagement ;
• le taux de turnover de votre entreprise.

De la même manière, vous pouvez voir augmenter :

• l’investissement de la part de vos collaborateurs (non seulement dans des tâches à fortes valeurs ajoutées, mais aussi dans l’entreprise) ;
• le sentiment de reconnaissance et d’utilité de leur travail ;
• leur productivité au quotidien ;
• l’attraction de talents et d’experts issus de votre secteur d’activité ;
• vos performances et vos résultats sur le long terme.

Pour gagner en fiabilité

Il est courant de commettre des erreurs lorsque nous effectuons une action répétitive, qui ne nécessite pas une intervention accrue de notre cerveau et qui ne nous passionne pas. Maintenant que les systèmes d’automatisation existent et que l’intelligence artificielle est à notre service pour réaliser ce type de tâches, pourquoi ne pas en profiter ? La croissance du numérique et de la digitalisation des tâches donnent un nouveau souffle aux entreprises. Ainsi, elles gagnent du temps, mais surtout en fiabilité.

Réduire les coûts

Le budget dédié au personnel d’exploitation peut atteindre jusqu’à 71 %. L’automatisation vous permet de réduire ces coûts. Vous pouvez ainsi investir davantage dans d’autres départements ou aspects de votre société. Le monde du travail se transforme à vitesse grand V. Les entreprises se doivent donc d’être constamment à l’affût de nouveaux moyens et solutions afin de rester compétitives. Automatiser les tâches est sans aucun doute une des meilleures manières de rester dans la course et d’atteindre vos objectifs.

Comment automatiser ses tâches ?

Il est important d’étudier au préalable quelles tâches sont automatisables et surtout, comment l’automatisation peut aider vos équipes dans leur quotidien. En effet, certaines actions comme l’envoi d’un e-mail de rappel peuvent facilement être réalisées par des outils digitaux. En revanche, il se peut que vos employés perdent plus de temps si l’automatisation des tâches n’est pas établie correctement. Nous vous proposons une check-list pour automatiser vos tâches de manière optimale :

• listez les missions que vos employées doivent effectuer tous les jours ;
• notez combien de temps chacune de ces tâches requiert dans leur temps de travail ;
• détaillez le processus de réalisation nécessaire à chacune d’entre elles ;
• évaluez si ces opérations peuvent être conduites de manière automatique ;
• choisir le bon outil d’automatisation.

Le dernier point est primordial. Certains outils comme Trello vous aideront dans la gestion du travail d’équipes et des tâches à accomplir. D’autres, comme Foldr, sont spécialisés dans la gestion administrative. Avez-vous déjà évalué combien de minutes, voire d’heures, par semaine, vous passiez à refaire les mêmes tâches encore et encore ? En suivant cette check-list, puis en optimisant certaines de ces opérations quotidiennes, et en choisissant les bons outils, vous offrez une nouvelle dynamique à vos équipes et à votre entreprise.

L’automatisation des tâches est un concept indispensable pour toute entreprise souhaitant évoluer et réussir dans son secteur. Optimiser le temps et la productivité de vos employés, répondre à leurs besoins, gagner en fiabilité et accroître votre rentabilité font partie des principaux avantages de l’automatisation. Découvrez comment les nouvelles technologies peuvent aider vos équipes en demandant une démo du logiciel Foldr à nos experts de la digitalisation !