Parmi les différentes étapes de gestion de projet, la planification des tâches est une des plus importantes. Elle reste néanmoins une phase trop souvent survolée par les managers. Pourtant, planifier les tâches permet de ne pas naviguer à vue et d’atteindre rapidement et avec efficacité les objectifs fixés.
En choisissant des outils de travail fiables et performants, l’organisation est maîtrisée et les délais parfaitement respectés. C’est un gain de productivité pour l’entreprise et une pression en moins pour les employés. Zoom sur les méthodes les plus efficientes !
Planifier les tâches au travail : ça sert à quoi ?
La planification : le rôle clé du succès pour une entreprise
L’efficacité de la production dépend avant toute chose d’une bonne organisation et d’une préparation sur mesure. Dans notre précédent article, nous vous expliquions en détail la notion de processus. Maintenant que vous avez établi vos process, voyons comment bien planifier les tâches pour les exécuter.
Il est nécessaire de mettre en place une stratégie qui vise à cibler des objectifs sur le long terme, et un moyen performant de les réaliser. Définir qui fait quoi, comment, et en combien de temps. Il est également important d’anticiper d’éventuels retards. Pour cela, il convient de planifier les tâches.
Cette planification est essentielle afin d’avoir un aperçu global de la situation. Elle permet d’avoir le contrôle sur l’élaboration du projet et un suivi précis de ce dernier. Ainsi, à chaque étape réalisée, vous avez la possibilité de faire le point sur l’avancement de ce programme et d’informer votre client sur celui-ci. Rien n’est laissé au hasard, tout est maîtrisé.
Concrètement, planifier les tâches permet d’anticiper le volume de travail à exécuter, en le morcelant et en estimant le temps nécessaire pour y parvenir.
Quels sont les éléments primordiaux à prendre en compte pour une bonne planification ? Dans un premier temps, il est essentiel de :
- Définir et cibler de manière approfondie ses objectifs ;
- Découper le projet en étapes et estimer une durée pour les effectuer ;
- Ordonner et identifier les priorités ;
- Prévenir les retards et les contre temps ;
- Ajuster les phases et la durée si nécessaire (souplesse dans l’organisation) ;
- Connaître et évaluer les ressources disponibles et manquantes ;
- Mettre en place un planning exact des tâches à accomplir.
En utilisant une méthode, simple, fiable et rigoureuse, vous vous assurez du bon déroulement et de la réussite de votre projet.
Les bénéfices d’une bonne planification de tâches
Le principal avantage d’une bonne planification reste la gestion de projet. Celle-ci est contrôlée régulièrement et réajustée en cas de besoin. Grâce à ce suivi, il est possible d’anticiper les éventuels problèmes et d’en diminuer les impacts négatifs.
Par ailleurs, planifier est synonyme d’efficacité. On est nettement plus productif lorsque l’on connaît d’avance les tâches à accomplir et les deadlines à respecter. Cela mène directement à l’objectif visé. Un planning bien calibré permet de faire baisser le stress et la tension et d’augmenter la motivation des collaborateurs. À chaque étape effectuée, c’est un nouvel objectif réalisé. Ce qui génère beaucoup de satisfaction au sein d’une équipe, le processus de réussite du projet étant un enjeu majeur pour les différents acteurs.
Il est nécessaire de définir les fonctions et les responsabilités de chaque participant. L’outil de planification s’avère un incontournable pour une entreprise. C’est un élément particulièrement fiable pour maintenir un bon avancement, avoir une vision globale de la situation, et par conséquent une productivité efficace.
Outil de planification des tâches gratuit
Il est parfois difficile de faire son choix parmi le panel des nombreux outils de gestion de projet.
Le plus important est d’opter pour celui qui correspond à vos attentes et à vos besoins en fonction des différentes fonctionnalités de chacun.
Ces outils permettent de vous accompagner sur la mise en place des étapes, sur le détail des procédures à respecter ou encore sur le délai à ne pas dépasser.
La plupart d’entre eux possèdent des services de base tels que :
- Un planning ;
- Une liste des actions à mener ;
- La possibilité de travailler à plusieurs sur la même interface ;
- Un système de contrôle des tâches ;
- Le rappel des dates d’échéance.
Nous avons fait un tour d’horizon des outils de planification gratuits les plus connus sur le marché.
1. Trello
Grâce à son interface claire et simplifiée, Trello est un outil puissant apprécié pour sa flexibilité. Son système est bâti sur un cloud et est composé de tableaux Kanban. Le visuel de Trello est attractif, les tâches sont représentées par des cartes que l’on peut déplacer selon l’étape du projet.
L’outil est totalement personnalisable, et vous pouvez choisir d’y ajouter vos propres images et fichiers.
2. G suite
G suite est une plateforme de communication avec des fonctionnalités multiples telles que des options de partage et de synchronisation en temps réel. Cela permet de simplifier et de fluidifier le travail au sein d’une équipe. Vous accédez à vos informations où que vous soyez. Il fournit toute une panoplie d’applications bureautiques qui offrent la possibilité de créer des documents, des feuilles de calcul, des diapositives ou encore des sondages. G suite a été rebaptisé Google Workspace depuis 2019.
3. AirTable
AirTable est un outil en ligne collaboratif qui permet de créer des bases de données extrêmement flexibles. Il propose de multiples créations et existe également en version mobile ou tablette. Il donne la possibilité à chaque agent de ranger et classer les documents sur une seule interface commune. Loin d’être un simple tableur, c’est un dispositif puissant qui accepte aussi bien des textes, des photos, ou encore des liens.
Néanmoins, même si ces outils n’ont plus rien à prouver en termes de fiabilité et d’organisation, ils possèdent malgré tout certaines limites. Ils ne sont pas forcément adaptés à votre secteur d’activité et n’ont pas la capacité nécessaire à orchestrer de manière optimale la partie gestion administrative.
Foldr est un outil ultra compétitif qui regroupe à la fois la gestion de projet, la planification des tâches et des rappels, mais aussi la gestion administrative, le suivi et la conformité ainsi que le pilotage des performances.
Répartition des tâches dans une équipe
Un facteur humain à prendre en considération
Planifier les tâches et les répartir au sein d’une équipe est essentiel, à la seule condition que tous les facteurs humains soient pris en compte.
En effet, il appartient au manager de procéder à cette distribution des tâches, de veiller à ce que les procédures soient respectées, et les délais tenus. Il doit être en mesure de prioriser les missions selon leur degré d’importance. C’est la base du travail en équipe.
Concrètement : qui fait quoi ? Pour répondre à cette question et être certain de confier l’action au bon collaborateur, un manager doit avant tout s’assurer des compétences de l’agent et de sa motivation. Si l’organisation n’est pas bien définie en amont, l’avancée du projet peut vite être compromise. Retard sur les deadlines, non-respect des procédures, perte de documents, non-finalisation des dossiers, etc.
Finalement, si le projet n’aboutit pas, c’est une perte de productivité pour l’entreprise, et une insatisfaction de la part du client.
Foldr pour planifier les tâches : le succès de vos projets
Tous ces désagréments peuvent être évités en utilisant un logiciel adapté. Grâce à Foldr, vous pourrez planifier vos tâches et les répartir selon vos besoins. Entièrement personnalisable, il s’ajuste à votre métier.
Ses fonctionnalités ultras performantes vous permettent de suivre en coup d’œil l’avancée de votre dossier. L’interface est accessible par tous les collaborateurs, mais aussi par les clients. La mise à jour des dossiers est simplifiée et se fait rapidement et en toute sécurité.
Vous pouvez programmer des alertes personnalisées, ainsi aucune chance de manquer vos délais. Foldr vous offre également la possibilité de le paramétrer afin de vous permettre de prioriser vos tâches.
Votre planning et votre organisation sont maîtrisés du début à la fin, en toute simplicité.
Rappelons que de l’efficacité des outils dépend le succès du projet !
