Souvent considérée comme contraignante et fastidieuse, la gestion administrative est pourtant un pilier essentiel pour conserver la pérennité d’une entreprise. Ces tâches sont nombreuses et s’avèrent très variées en fonction de l’activité. Comptabilité, ressources humaines, dossiers clients, ou encore la gestion des achats et ventes sont autant de formalités obligatoires qu’une entreprise doit être en mesure de respecter. Cela lui permet d’être conforme à la loi, mais vise également à parfaire ses objectifs stratégiques. Une société bien gérée et bien organisée est la clé de la réussite. Pour cela, il existe des solutions digitales qui permettent d’améliorer ces processus. Découvrez comment optimiser la gestion administrative d’une entreprise en toute sérénité.
Qu’est-ce que la gestion administrative ?
Derrière le terme de gestion administrative se cache en réalité toute une multitude de tâches et de procédures qui participent à la réussite d’une entreprise. Ce sont elles qui contribuent grandement au succès d’une société, mais qui sont souvent extrêmement chronophages.
La gestion administrative comprend plusieurs missions :
- La comptabilité : devis, factures, relances de paiement, déclaration du CA et paiement des cotisations, etc. ;
- Les ressources humaines : contrats d’embauche, fiches de paies, charges sociales, gestion des congés, etc. ;
- Les achats ventes : gestion des stocks, commandes, réapprovisionnement, service après-vente, etc.
- La conservation et la mise à jour des données clients.
Certaines de ces tâches peuvent être déléguées à des experts notamment les parties comptabilité et ressources humaines, tandis que d’autres incombent aux salariés. Ces dernières sont parfois considérées comme peu gratifiantes et ont tendance à s’accumuler tant leur volume est conséquent.
Il est néanmoins essentiel d’assurer toute la gestion administrative avec rigueur. C’est l’unique moyen pour une entreprise de mettre toute son énergie dans son cœur de métier, de maîtriser ses coûts et de conserver sa productivité.
Opter pour la digitalisation des processus internes, c’est faire le choix de valoriser son personnel tout en augmentant la qualité de ses services.
Gestion administrative : les risques d’une mauvaise organisation
Gestion des dossiers papier : archives, classement et perte de documents
Aujourd’hui, les consommateurs veulent un service rapide, efficace et n’ont plus envie de passer des heures à gérer leur administratif. Si vous leur demandez d’envoyer des documents par courrier, vous avez une chance sur deux de ne jamais obtenir votre renseignement, ou de le classer tout simplement au mauvais endroit.
Il est pourtant indispensable pour une entreprise d’assurer un suivi constant des dossiers de ses clients. Recueillir les informations, les stocker, les mettre à jour, effectuer des relances, obtenir une signature pour valider un contrat… Toutes ces missions demandent une organisation à la lettre et peuvent malheureusement être source d’erreurs voire de perte.
Devant le nombre de tâches journalières qu’un employé doit effectuer, il peut vite se retrouver noyé devant l’ampleur du travail à réaliser. Les risques sont multiples si les documents s’égarent. D’une part, l’aspect professionnel pourrait être remis en cause de la part du client, mais également vis-à-vis de la loi si les données ne sont pas protégées. Sans compter la perte d’un éventuel contrat.
Une organisation bancale peut ainsi devenir désastreuse pour l’avenir de l’entreprise, et générer beaucoup d’insatisfaction de la part de sa clientèle et de ses prospects. Cet effet boule de neige peut compromettre la productivité et l’efficacité du rendement dans sa globalité. Et par voie de conséquence : compromettre son chiffre d’affaires !
La boîte mail et le drive : une perte de temps et des informations
Dès le matin, un employé commence sa journée en relevant ses e-mails. Mais devant le volume présent dans sa boîte de réception, le premier défi du jour reste de faire le tri !
Entre les courriers internes, ceux des collègues et les documents des clients, cela lui prend parfois des heures avant qu’il puisse réellement commencer son travail. Ce moment pris est totalement improductif.
Chaque collaborateur peut avoir une organisation différente. Certains opteront pour l’impression et la création d’un dossier client en version papier, tandis que d’autres préféreront stocker les données sur le drive commun. Mais la finalité reste la même : le pourcentage d’erreur et de perte des informations sont un risque majeur. Il est également important de noter qu’avec ces méthodes, les données collectées ne sont pas protégées selon les réglementations en vigueur.
Ainsi, l’organisation peut être mise à mal si les processus ne sont harmonisés au sein d’un même service. En mettant en place un poste spécialement dédié à cette activité, l’entreprise devra alors débourser des coûts supplémentaires.
Prenons l’exemple d’un courtier en assurances qui se doit de gérer, suivre et mettre à jour les données collectées de ses clients et de ses prospects. S’il ne met pas en place une organisation stricte dans le traitement de sa gestion administrative, il risque :
- Une perte de temps (et d’argent) ;
- Une perte des données collectées à des endroits différents par plusieurs collaborateurs ;
- Un mauvais suivi et une visibilité réduite de la gestion des dossiers (relance, contractualisation, modifications des contrats en cours, etc.) ;
- Une insatisfaction clientèle.
Organisation et gestion administrative : les clés de la réussite
Comment simplifier son administratif ?
Une entreprise dont l’organisation est réfléchie, maîtrisée et simplifiée met toutes les chances de son côté pour obtenir des résultats probants. Ce qui lui permet de ne pas dépenser d’argent inutilement, de maintenir un bon niveau de productivité tout en travaillant de manière sereine.
Quelles sont les étapes à ne pas négliger pour obtenir efficacement un allègement des procédures ? Nous avons listé pour vous plusieurs éléments :
- L’automatisation de certaines tâches chronophages, par exemple supprimer les saisies manuelles répétitives ;
- La dématérialisation des informations et des flux pour simplifier l’utilisation des données ;
- La sécurisation des informations afin de garantir leur durée et permettre une traçabilité des opérations ;
- L’automatisation des processus, notamment assurer un contrôle des échéances et des relances.
Digitalisez votre gestion administrative grâce à Foldr
En utilisant notre logiciel Foldr, vous regroupez en une seule interface tous les pôles essentiels de la gestion administrative tout en étant assuré de respecter les normes RGPD. Les données sont collectées et protégées à un seul et même endroit.
En un seul coup d’œil, vos collaborateurs peuvent lister les documents présents au dossier et le compléter rapidement. Chaque action est tracée et permet de connaître les différents intervenants.
Le suivi est simplifié, et peut être repris par n’importe quel membre de l’équipe qui, en un clic, a une vision globale sur les informations.
Vos clients et vos prospects peuvent également avoir accès à cette interface. Ainsi, ils suivent l’avancement et la conformité de leur dossier, et ont la possibilité d’y déposer leur document en toute sécurité.
Foldr s’adapte et se paramètre en fonction de vos besoins et de votre activité. En plus de la collecte, il offre un système de contrôle et de pilotage des performances. Vous avez la possibilité de créer vos alertes et vos relances afin de prioriser vos actions.
Opter pour Foldr, c’est simplifier sa gestion administrative et assurer une productivité sans faille à son entreprise !
