Le saviez-vous, les mails sont un fléau pour l’entreprise. La gestion du temps au travail est devenue un sujet sensible, car quelle entreprise est infaillible en matière d’organisation ? Pourtant, c’est un fait, une mauvaise gestion du temps des employés coûte cher à l’employeur et cela dans tous les domaines d’activités. Bien souvent, le problème ne vient pas des salariés, mais d’une mauvaise utilisation des outils mis à leur disposition. Les e-mails contribuent largement aux heures perdues au travail.
Gestion du temps : les mails vous font perdre de précieuses minutes
Énergivores, pourtant quasiment indispensables en entreprise, les mails nous font perdre de précieuses minutes chaque jour.
Une étude menée par Forbes affiche des chiffres surprenants sur la perte de temps au travail à cause des emails. Au cours de sa carrière, un salarié passe environ 2 h 30 chaque jour à lire et à répondre à ses courriers électroniques. Selon la structure de l’entreprise et de son organisation, il peut en réceptionner jusqu’à 200 en une seule journée. La moyenne des employés de bureau répond à 40 e-mails quotidiennement. Le plus affligeant dans ses chiffres astronomiques, c’est que la plupart de ses courriels ne sont pas pertinents pour le travail du salarié (environ 144 sur 200, estime l’étude).
Si vous vous trouvez dans ce cas de figure, à la fin de votre carrière vous aurez passé 10 années de travail à ouvrir, lire et traiter des informations trop souvent inutiles, soit 23 % de votre vie professionnelle, incroyable, non ??
Le courrier électronique est rentré dans les mœurs, ainsi pour une demande banale telle que : « un café ?!? », nous préférons envoyer un e-mail à nos collègues avec qui nous partageons le même bureau plutôt que de leur poser la question verbalement, tout simplement…
Tout ce temps passé sur nos boites mails est improductif. À la longue, une mauvaise gestion du temps fait perdre beaucoup d’argent à l’entreprise, car rappelons-le, le temps c’est de l’argent !
Outils d’organisation au travail
Oui, mais comment remplacer l’e-mail ? Pour beaucoup, il semble indispensable. On l’aime, car il laisse une trace écrite telle une preuve indestructible. Il peut être classé, retrouvé, complété, transféré et partagé autant de fois que nécessaire, et cela à tous nos contacts. Il paraîtrait qu’il crée une certaine dépendance. Recevoir un mail aurait un côté gratifiant pour son destinataire, il serait vécu comme une forme de reconnaissance. Ainsi, à chaque notification d’un nouveau message, notre cerveau libérerait de la dopamine créant instantanément un sentiment de bien-être.
Pour d’autres, c’est une source de stress. Il dérange, perturbe le travail en cours, il distrait et empêche de se concentrer. Beaucoup vont préférer arrêter leur tâche en cours pour répondre immédiatement à leur messager pensant que celui-ci ne peut pas attendre, fausse croyance !
Pour bien gérer son temps au travail, il est préférable de consacrer un ou deux moments opportuns de la journée pour prendre connaissance de ses courriels et d’y répondre simultanément. En appliquant cette méthode, vous gagnez en efficacité et en productivité sur votre temps de travail.
Mais savez-vous qu’il existe des outils d’organisation au travail ? L’informatique et les applications ont révolutionné nos méthodes de travail, encore faut-il savoir les utiliser à bon escient ! Posséder un outil de listing d’actions et recevoir en permanence des notifications de rappel sans jamais en tenir compte ne vous aidera pas à mieux gérer votre temps. Au contraire, les outils d’organisation au travail tels que les to do lists dérangent s’ils vous interrompent alors que vous êtes concentré sur une tâche.
Comment gérer son temps pour être efficace ?
Mieux gérer son temps pour être efficace c’est la clé de la réussite ! Facile à dire, nous direz-vous, mais concrètement comment gérer son temps et être proactif ?
Remettons les choses à leur place : les mails ne sont pas un outil de gestion du temps, ils sont un outil de communication, rien de plus. Ils doivent vous servir à échanger et à transmettre une information. La boîte e-mail peut très vite devenir un « pot commun » où tous les sujets se mélangent. Or, un sujet doit se trouver au cœur d’un processus pour être piloté et dirigé convenablement.
Nous avons identifié 3 points essentiels communs à différents secteurs d’activité afin de les aider à gérer leur temps efficacement.
1- Définir les tâches en fonction des objectifs
En posant des objectifs clairs et en définissant les tâches de chaque collaborateur pour les atteindre, toute l’équipe travaille main dans la main et avance dans la bonne direction. D’après une étude réalisée auprès de 6 000 employés seulement 26 % d’entre eux savent en quoi leurs tâches contribuent aux objectifs de l’entreprise.
Pour coordonner le travail d’une équipe et définir les priorités, mettez en place un outil de gestion administrative commun à toute votre organisation. Avec lui, l’entreprise définit les objectifs que chaque membre visualise sur sa session. À chaque action réalisée par vos collaborateurs, ils suivent l’avancement de leurs dossiers et ainsi priorisent le travail à effectuer. Mieux encore, vous pouvez inviter des personnes externes à votre organisation, afin qu’ils interviennent directement sur leur dossier.
2- Hiérarchiser et traiter les tâches prioritaires
Savoir hiérarchiser son travail et donner une priorité aux tâches les plus importantes n’est pas inné. Beaucoup peuvent s’y perdre entre les notes prises sur un bout de papier, les emails reçus, les dossiers en attente sur un coin du bureau et les notifications de rappel de l’agenda électronique.
Là encore, avec un logiciel de gestion plus aucune tâche n’est laissée au hasard. Tout est centralisé et se passe sur une même interface. En un seul coup d’œil, chaque intervenant peut voir l’évolution de ses dossiers et ainsi traiter les priorités. Plus besoin de vérifier vos courriels toute la journée pour savoir si votre client vous a renvoyé le document attendu, il le transmet directement en ligne dans son dossier. Un indicateur vous informe que le dossier est complet et que vous pouvez intervenir. Ainsi, vous passez à l’action suivante sans perdre de temps.
3- Lister les étapes pour réaliser vos objectifs
Lister les étapes pour réaliser un objectif est indispensable au sein d’une organisation. Sans cela, les oublis et les erreurs de parcours sont quasiment inévitables, surtout lorsque plusieurs personnes interviennent sur un même dossier. Ces erreurs et ces oublis sont une perte de temps pour toute l’organisation.
En utilisant un outil spécifique, vous l’adaptez à vos processus. Ce processus, propre à votre organisation interne, vous permet de lister les étapes essentielles à la réalisation de vos objectifs.
Un outil de gestion tel que Foldr intervient sur :
- la coordination de vos dossiers (qui, quoi, quand) ;
- la communication entre les différents intervenants (relance, note, retours) ;
- le suivi en temps réel de la progression des dossiers ;
- le rappel des échéances à venir ;
- et bien plus encore !
Oui, bien plus encore, car Foldr est un outil de gestion totalement personnalisable. C’est le logiciel qui s’adapte à votre organisation et non l’inverse. Grâce à lui, la gestion du temps des collaborateurs est enfin optimisée. Les tâches sont réalisées dans le bon ordre sans avoir à y réfléchir, c’est toute l’entreprise qui en tire les bénéfices.
