La gestion de projet en entreprise est une mission relativement complexe. Mais elle est fondamentale pour améliorer le rendement et la productivité face à la concurrence. Pour y parvenir, le chef de projet doit réussir à accorder et à faire fonctionner trois éléments clés : l’organisation, la communication et la collaboration de ses équipes. Mais comment être le plus efficace possible ? Quelle méthode et quels outils adopter ? Quelles sont les étapes d’une gestion de projet en entreprise ? Foldr fait le point !
Quel est le but de la gestion de projet en entreprise ?
Définition et mise en place des objectifs
Une entreprise ne se développe pas en un jour. Il faut du temps, de la réflexion, mais avant tout une véritable stratégie pour atteindre les objectifs fixés.
Cette stratégie s’inscrit à travers la mise en place de plan d’action et de projets. Prenons l’exemple d’un établissement qui souhaite un lancement de nouveau produit ou la création d’un service. Plusieurs phases sont à respecter et soumises à différents critères comme le temps, l’humain, le budget et les outils.
Chaque projet est différent selon le domaine d’activité, mais l’objectif reste le même : celui d’améliorer la productivité de l’entreprise à terme.
Pour cela, la gestion du projet en entreprise doit être parfaitement maîtrisée et planifiée. Elle se décompose en plusieurs étapes :
- Quelles actions mettre en place ?
- Qui sont les participants ?
- Quels domaines sont concernés ?
- Combien de temps ?
- Quels sont les moyens et les méthodes ?
- Quel budget ?
- Quels sont les objectifs finaux ?
À chaque question précédemment citée correspond une étape à mettre en place. Chacune de ces phases doit suivre un processus bien défini et être conduite par le chef de projet.
L’objectif ultime est de générer le résultat attendu.
Les différentes méthodologies en gestion de projet
Selon la culture et le domaine de votre entreprise, vous serez amené à définir une gestion de projet qui vous est propre. Les techniques utilisées les plus reconnues et qui ont fait leurs preuves sont les suivantes :
- Le cycle en V : inspiré du modèle en cascade, il se compose d’une partie descendante : la conception, puis d’une partie ascendante : la validation ;
- Les méthodes agiles : schéma itératif avec la mise en place d’hypothèses, de tests, de modifications et de corrections basée sur la communication entre le client et l’entreprise (très apprécié des startups) ;
- La méthode Prince 2 : axée sur 7 processus bien définis, il convient de réaliser rigoureusement chacune de ces 7 phases et de ne négliger aucun détail.
Il est nécessaire de cerner celle qui correspond le mieux à votre projet, aux valeurs de votre institution ainsi qu’à l’équipe chargée de l’organisation. L’essentiel étant de pouvoir accomplir avec efficacité toutes les étapes de manière chronologique.
Quelles sont les étapes de la gestion de projet en entreprise ?
Quelle que soit la méthodologie que vous choisissez pour mettre en œuvre votre projet, celui-ci est composé de plusieurs étapes clés à respecter listées ci-dessous.
1. La conception ou l’initiation
Il convient avant toute chose de définir vos objectifs. Ce projet correspond-il à l’entreprise et à ses valeurs ? Est-il réalisable ? Quel est le bénéfice final de ce projet ? Il est indispensable de se poser les bonnes questions avant le démarrage.
Par ailleurs, il est important d’identifier quelles peuvent être les contraintes liées au programme et les éléments (technologie, outils, budget, ressources humaines, etc.) qui seraient susceptibles de nuire à son bon déroulement.
2. La planification
Cette phase de préparation est cruciale et comparable à une feuille de route. C’est lors de cette étape que chaque activité est analysée, planifiée et détaillée. Concrètement : qui fait quoi et à quel moment ? Quel est le budget alloué ? On définit à ce moment-là des jalons. Ce sont des objectifs à réaliser sur une durée précise.
3. L’exécution
C’est le moment où les équipes se regroupent autour du projet. Des rencontres ou ateliers entre collaborateurs sont instaurés pour que chaque participant puisse connaître les différentes tâches à réaliser. Ces réunions ont pour objectif de créer des livrables de qualité. Cette étape est dirigée par le chef de projet, chargé d’attribuer les missions et de contrôler leur avancée.
4. Le contrôle
Le contrôle se déroule en règle générale simultanément avec la phase d’exécution. Il s’agit d’une étape essentielle qui vise à surveiller l’avancée des tâches et le respect des délais. Des réunions de suivi sont régulièrement organisées.
5. La fermeture ou clôture
C’est l’étape finale, lorsque les délivrables ont été achevés et remis. C’est également le moment d’effectuer un bilan sur les méthodes mises en œuvre. Cette phase est idéale pour constater les difficultés et les obstacles rencontrés durant toute la durée du projet. Cela permet de réajuster les processus et de ne pas commettre les mêmes erreurs dans le futur.
C’est aussi lors de cette étape que l’entreprise cherche à améliorer et à simplifier sa gestion de projet grâce à l’utilisation d’outils spécifiques. C’est une des méthodes les plus fiables pour gagner en efficacité.
Quels sont les outils de la gestion de projet en entreprise ?
Les bénéfices des outils en gestion de projet
La réalisation d’un projet en entreprise requiert du temps. Cela nécessite une communication fluide, une bonne répartition des tâches et une organisation irréprochable. L’utilisation d’outils dédiés à la gestion de projet doit devenir une priorité. Ce sont eux qui permettent une solide cohésion entre tous les éléments à mettre en place. Ils visent à orchestrer chaque action et pallier les différentes problématiques.
Les outils ont la capacité de rassembler les informations, de suivre l’avancée des missions, de respecter les deadlines avec un seul et même objectif : mener le projet à terme, et dans les temps.
L’impact lié à l’utilisation d’outils ou de logiciels s’en ressent à la fois sur la productivité, mais aussi sur l’efficacité des équipes. Les bénéfices sont multiples :
- L’accès aux éléments du projet est facilité ;
- Les données sont sécurisées ;
- Les décisions sont clarifiées ;
- Les processus sont automatisés ;
- Les coûts et les dépenses sont maîtrisés ;
- Le travail d’équipe est optimisé ;
- La satisfaction client est décuplée.
Pour conclure, la réussite du projet dépend d’une bonne stratégie, mais également de la performance des outils exploités.
Les outils no code : simplicité et efficacité
Comme évoqué dans nos précédents articles, Foldr est un outil ultra performant qui vise à simplifier votre gestion administrative.
Mais les problématiques liées à la gestion de projet peuvent intervenir sur une multitude de points techniques. Elles ne se cantonnent pas uniquement à la partie administrative.
C’est le constat qu’a réalisé Deciderata, l’inventeur de Foldr, qui a d’ailleurs été développé pour résoudre l’une des problématiques de leurs clients, à savoir la gestion administrative.
Deciderata ne s’arrête pas là, ils vous aident à améliorer vos processus et notamment en ce qui concerne la gestion de projet en entreprise.
Ils offrent des réponses sur mesure grâce à des solutions digitales spécialement conçues pour votre domaine d’activité. Grâce à leurs conseils avisés, vous êtes certain d’obtenir :
- Un gain de temps ;
- Des processus automatisés ;
- Une production efficace ;
- Des objectifs dépassés.
Avec Deciderata, nul besoin d’investir dans des outils coûteux. Il suffit d’identifier les bonnes méthodes à mettre en place en fonction de vos problématiques. L’utilisation des applications no code constitue le parfait exemple.
Ces outils gratuits vous permettent de digitaliser vos processus, créer vos bases de données personnalisées, mettre en place des fichiers ou encore des visuels. Vous pouvez également élaborer vos devis ou assurer tous vos suivis. Inutile d’être un professionnel du codage, ces outils sont accessibles à tous !
Quelques noms d’outils no code les plus répandus
Utiliser des outils adaptés à vos besoins et à vos problématiques reste une parfaite option pour vous aider à accomplir sereinement votre mission.
La gestion de projet en entreprise peut s’avérer complexe en cas de mauvaise coordination. Un simple dysfonctionnement dans votre organisation peut faire dérailler votre plan. Se faire accompagner par des professionnels peut vous aider à y voir plus clair et à réaliser vos objectifs en toute quiétude !
