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Le Logiciel intégré PGI ou ERP et ses limites

Logiciel intégré PGI ou ERP

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Le temps c’est de l’argent ! Cet adage est bien connu des entreprises. À l’heure actuelle, la technologie permet de gagner du temps. Supprimer les tâches chronophages et automatiser les processus sont des objectifs réalisables à condition d’utiliser les bons dispositifs et de cerner ses propres problématiques. L’usage d’un progiciel de gestion intégré permet de centraliser un maximum de données et d’informations afin de gagner en productivité. C’est un outil puissant qui tient compte des besoins réels du domaine d’activité et qui s’inscrit comme une solution complète en termes d’efficacité et de ressources. Toutefois, en fonction du secteur, le logiciel intégré PGI ou ERP peut montrer ses limites et ne pas se révéler suffisamment performant. Explications sur les avantages et les inconvénients de ce logiciel intégré.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel intégré ?

 

Logiciel intégré ERP ou PGI : de quoi s’agit-il ?

 

Un logiciel intégré, également connu sous l’acronyme ERP « Entreprise Ressource Planning » et traduit en français par PGI « Progiciel de Gestion Intégré » est une solution qui centralise toutes les données dans le système d’information des entreprises. L’ERP est ainsi composé de plusieurs modules distincts paramétrés selon le secteur d’activité. Chaque constituant est personnalisable.

Concrètement, toutes les fonctions que peut avoir une organisation sont rassemblées à l’aide d’applications numériques qui permettent de maîtriser toute la chaîne de processus dans son intégralité. Cela englobe tous les domaines inhérents aux procédures tels que les achats, la production, les stocks, la logistique, les projets ou encore le marketing, la comptabilité et les ressources humaines.

Dès lors qu’une information est communiquée au système, celle-ci se propage dans tous les modules qui en ont besoin. Considéré comme un logiciel « couteau suisse », ses données sont retransmises dans chaque service auprès des différents collaborateurs en un clic. Il couvre l’ensemble des exigences en termes de gestion et d’organisation.

Les avantages de l’utilisation d’un ERP/PGI

 

Cet outil constitue à lui seul un élément fondamental qui permet à la compagnie d’être opérationnelle et de générer des revenus, les avantages liés à son utilisation sont multiples :

  • système d’information simplifié : plus de risque d’erreur ou de double saisie, une seule et unique base de données ;
  • amélioration de la productivité : automatisation des tâches, temps de saisie réduit ;
  • optimisation des processus : tâches mieux organisées et informations standardisées ;
  • logiciel évolutif : possibilité de configurer les modules en fonction des besoins et des problématiques de l’entreprise.
  • meilleure maîtrise des coûts : notamment sur la partie maintenance et synchronisation qui revient à l’éditeur.

 

Par ailleurs, un ERP/PGI a une capacité de programmation très étendue. Ce procédé est en mesure de piloter non pas une seule entreprise, mais également ses filiales. Le paramétrage peut être calibré pour répondre à des besoins spécifiques selon les pays : langues, devises, législation, etc. En résumé, il s’adapte parfaitement à toutes les structures.

Quel est le rôle d’un PGI ?

 

Rentrons un peu plus en détail sur la fonction précise que peut avoir ce type d’outil. Par définition, un PGI a pour mission d’aider à la gestion de l’entreprise dans sa globalité. Il va collecter dans des bases de données diverses tous les renseignements des départements pour les rassembler sur une base de données unique. L’ensemble de ses informations sont donc stockées à un seul et même endroit offrant une vision globale.

Pour être intégré, l’outil doit :

  • provenir d’un éditeur unique ;
  • garantir à l’entreprise l’unicité des informations, et ce même en prenant chaque module séparément ;
  • assurer une mise à jour en temps réel pour chaque modification dans les différents modules (la remontée des données doit être instantanée) ;
  • préserver la traçabilité des opérations de gestion ;
  • couvrir une fonction, ou l’ensemble du système d’information.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui gère de la vente à distance. Lorsqu’un produit s’est vendu, le PGI permet de maîtriser sans risque toute la chaîne commerciale, du bon de commande au bon de livraison, de la facture à la mise à jour des stocks.

Sans outil calibré au domaine d’activité et à la spécificité de l’entreprise, il y a fort à parier qu’une erreur vienne se glisser au milieu du processus de vente. Le risque d’un oubli ou d’une double saisie est donc écarté. C’est un avantage non négligeable pour l’établissement, mais aussi vis-à-vis des clients.

Le PGI ne couvre pas uniquement la partie commerciale. Ses fonctions ont un large périmètre comme :

  • la gestion comptable et financière ;
  • la gestion de la logistique et des stocks ;
  • la gestion de production ;
  • la gestion des projets en cours ;
  • la gestion des ressources humaines ;
  • la gestion du service après-vente ;
  • la gestion du pilotage et des performances.

L’impact sur l’ensemble des pôles de l’entreprise sera significatif sur leur organisation.

 

Le logiciel intégré PGI ou ERP limite l’entreprise

Pourquoi le progiciel n’est-il pas toujours suffisant en entreprise ?

 

Selon le type d’institution et de dirigeant, l’ERP ou PGI s’avère être un procédé indispensable à la fois dans l’optimisation des processus, mais c’est également un formidable outil d’aide à la décision.

Néanmoins, selon la structure, l’utilisation d’un tel dispositif peut aussi occasionner son lot de contraintes. En effet, il est important de bien s’assurer de la compatibilité d’un système aussi spécifique avec la taille, le budget ou encore les problématiques de l’entreprise.

Nous avons répertorié quelques inconvénients liés à l’usage d’un ERP/PGI tels que :

  • La mise en œuvre : déployer un logiciel intégré en le développant sur mesure prend du temps. Ce n’est pas forcément adapté aux sociétés dont les méthodes sont agiles comme les startups qui ont besoin de rebondir et d’agir vite.
  • Le coût : licence, programmation, maintenance et matériel ont un prix conséquent. Le budget peut freiner certaines entreprises en pleine expansion. Par ailleurs, plus l’outil est personnalisé, plus les coûts sont élevés.
  • Les besoins : une erreur dans le choix du logiciel peut conduire à une perte financière. Il est essentiel de s’assurer que le dispositif corresponde aux besoins et problématiques de l’entreprise.
  • Les contraintes à la mise en place : le paramétrage est relativement long et fastidieux comme pour tout logiciel spécifique, et la mise à jour des données nécessite beaucoup de rigueur.
    Ainsi, il est difficile de faire évoluer un PGI rapidement afin de l’adapter à un nouveau projet.

Le choix d’un ERP ou PGI doit donc être mûrement analysé et réfléchi avant d’investir sur un progiciel puissant, mais parfois limité.

 

Quelles solutions pour automatiser les processus ?

 

Comment continuer à être rentable si le budget ou la problématique de l’entreprise ne permet pas d’opter pour un logiciel intégré ? Quelle méthode adopter pour faciliter les processus et automatiser certaines tâches ?

C’est justement en réponse à ces questions qu’intervient Deciderata, à l’origine de la création de Foldr.

Nous nous sommes intéressés de près à tout ce qui concerne l’innovation et la technologie afin d’aider les entreprises à choisir le système correspondant à leurs besoins après une analyse approfondie de leur fonctionnement. La contrainte peut venir des coûts, mais également de la nécessité à gagner en rapidité, ou de l’obligation à fluidifier la communication au sein des équipes et avec la clientèle.
L’accompagnement personnalisé de Deciderata vise à définir les difficultés et à cibler les priorités.

À l’heure du tout digital et l’arrivée en force des outils no code, l’utilisation des SAAS est une véritable révolution au sein des organisations. Les coûts sont moindres et la productivité n’en reste pas moins boostée ! Automatisation et rappel des tâches, gestion du fichier client, interface dédiée, sécurisée et accessible en un clic : la liste est longue et ne s’arrête pas là !

Deciderata est en mesure d’apporter une solution précise pour chaque problématique. Notre force réside dans la connaissance approfondie des logiciels intégrés et des outils Saas et l’impact positif que ces derniers ont sur la rentabilité.

En fonction des besoins propres à chaque entreprise, il est essentiel de choisir les bons procédés. Qu’il s’agisse d’applications no code soit SAAS, de logiciel intégré PGI/ERP ou d’une savante combinaison de ces deux solutions, notre but est de vous faire gagner en efficacité !

Une petite note sur foldr

foldr est le logiciel qui gère la constitution de vos dossiers administratifs.
 
Il centralise les données, assure le suivi des dossiers, évite la perte de documents et les saisies à répétition dans votre CRM.
 
Vous gagnez du temps grâce à une productivité accrue.
L’essayer c’est l’adopter !

Qui a inventé foldr ?

Sans Deciderata, foldr n’existerait pas…

Deciderata, c’est la société de conseils et développement qui permet aux entreprises de se consacrer enfin à leur métier et non à la paperasse.

Deciderata a inventé foldr pour leur apporter une solution sur la gestion de leurs dossiers.

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