Un processus performant et efficace est la clé de la réussite pour une entreprise. De nombreuses études ont révélé l’importance des processus sur la qualité de travail et la productivité. Concrètement, il répond à la question qui fait quoi, où et comment ?
Mais quel est véritablement le rôle d’un processus dans une entreprise ? À quoi correspond-il et quel est son impact ? On vous fait le point dans cet article.
Sommaire
Quelle est la différence entre processus et procédure ?
Les étapes à respecter
Processus et procédures sont deux mots quasi semblables et fonctionnant de manière indissociable.
Ils ont pourtant une définition et une mission différente.
Le processus est une suite d’actions qui aboutit à un but précis. Il transforme les matières, ou les données sur plusieurs étapes en leur apportant de la valeur ajoutée.
On peut identifier des tâches à réaliser au sein d’un processus comme un enchaînement d’événements ou une série d’activités qui modifient des éléments d’entrée en éléments de sortie.
Alors que la procédure concerne la façon de procéder, à savoir : la démarche, la méthode, les normes ou encore le protocole pour arriver à un résultat. La procédure traite la manière dont doivent être accomplies en détail les étapes d’un processus.
Prenons un exemple concret afin d’illustrer cette différence.
Une entreprise est sur le point de commercialiser un nouveau produit qu’elle vient de créer.
Entre le moment où le produit est imaginé et celui où il est mis sur le marché, l’entreprise devra respecter tout un processus :
- L’étude de marché ;
- La création d’une spécification ;
- L’élaboration d’une solution ;
- Les tests sur le marché ;
- La fabrication ;
- La commercialisation et la vente du produit.
Dans cet exemple, l’élément d’entrée s’apparente à un besoin (client, prospect) alors que l’élément de sortie est la fabrication d’un nouveau produit. L’exemple peut tout aussi se faire avec un service.
Durant tout ce processus de création, il conviendra de respecter et de maîtriser parfaitement toutes les procédures à appliquer tout au long des différentes étapes.
Les processus au cœur des objectifs
Les processus sont différents d’un domaine à un autre. Chaque entreprise, organisation ou service utilisent des processus divers et variés en fonction de la tâche à réaliser et des objectifs fixés.
Néanmoins, il est possible de les regrouper selon le type d’activité. En voici quelques exemples :
- Les processus concernant la gestion de l’organisation : comprennent la planification, la stratégie, les objectifs, la communication ou encore la qualité ;
- Les processus concernant la gestion des ressources : permettent d’identifier les besoins, fournir les ressources nécessaires, évaluer l’efficacité ou non de certaines actions ;
- Les processus d’analyse et de performance : évalue et compare la mesure des résultats en fonction des objectifs, définit une stratégie d’amélioration d’efficacité et de rendement.
Il est essentiel de procéder de manière régulière à une vérification et un examen approfondi des processus et de leur efficacité sur le terrain. En cas de dysfonctionnement, cela permet de redéfinir une stratégie afin d’améliorer le gain de productivité.
Quel est le rôle d’un processus dans une entreprise ?
Sans processus : pas d’organisation
Saviez-vous que 95 % des erreurs commises par un employé proviennent en réalité d’un processus inefficace ? Dans chaque entité se trouve une suite de processus. Leur efficience impacte radicalement le bon déroulé de l’organisation. Aussi, avant d’analyser la compétence de l’humain, il est nécessaire de remettre en cause la performance du processus.
Force est de constater que bon nombre de salariés se sont déjà interrogés sur ces difficultés :
- La charge de travail est trop conséquente ;
- Les procédés sont trop longs et trop complexes ;
- Les moyens mis en œuvre ne sont pas suffisants ;
- La manière d’agir diffère d’un employé à un autre.
L’explication est simple :
- Le processus n’est pas clairement défini et chacun agit selon ses propres connaissances ;
- Il n’y a pas de processus du tout ;
- Il est obsolète et son efficacité n’a jamais été remise en question.
Tout cela a un impact sur le travail et la productivité réalisés. Les efforts fournis pour atteindre les objectifs sont décuplés pour un résultat qui peut s’avérer médiocre, voire nul.
Un processus bien rodé : les clés de la réussite
Il est essentiel pour une entreprise de maîtriser et d’harmoniser ses processus. Chaque collaborateur peut ainsi contribuer à l’organisation en suivant un schéma bien défini.
Parmi les processus d’une entreprise, on peut distinguer plusieurs catégories :
- Les processus de management ;
- Les processus de réalisation ;
- Les processus de support.
Ce sont les processus de support qui contribuent au bon déroulement des opérations et c’est en règle générale ceux qui ont pour vocation d’apporter leur savoir-faire aux autres processus d’une entreprise.
En utilisant un logiciel d’exploitation capable de regrouper plusieurs processus de support tels que le partage d’information, la collecte des données, la gestion de fichiers, le contrôle de performance et la sécurité, c’est opter pour un processus à la pointe de l’innovation. C’est également faire le choix d’un système fiable et performant.
Comment mettre en place des process ?
Les bénéfices liés à l’utilisation des processus
L’enjeu majeur pour une société reste le rendement et la productivité. Cela est réalisable dans la mesure où les processus sont élaborés et harmonisés. En mettant en place dès le départ une bonne méthodologie précise que chaque employé peut suivre aisément, l’entreprise ainsi que tous les collaborateurs constatent un retour positif. De nombreux bénéfices en découlent :
- Une augmentation de la motivation au sein des équipes ;
- Un fort sentiment d’appartenance de la part des agents ;
- Une communication plus fluide entre les différentes organisations et services ;
- Un gain de temps pour faire monter en compétence les salariés.
Choisir des outils de qualité fait partie de cette méthodologie à instaurer. Ce sont ces outils qui vous faciliteront le quotidien et amélioreront à la fois vos processus, mais aussi votre rendement.
Foldr : un outil incontournable
Grâce à notre logiciel Foldr, vous êtes assurés de gagner en rapidité et en efficacité.
Vous tâches quotidiennes sont simplifiées, organisées et facilement consultables. Son système de sécurité des données est ultraperformant et les normes en vigueur sont parfaitement respectées.
Le processus est calibré selon votre domaine d’activité. Il est totalement personnalisable : c’est vous qui le paramétrez en fonction de vos besoins et de vos priorités :
- Collecte des données ;
- Vision globale des dossiers ;
- Sécurité des informations ;
- 1 seule interface pour collaborateurs et clients ;
- Gestion automatique des alertes et des relances.
Choisir Foldr, c’est opter pour un processus clair et efficace. Sa mission est optimale : une gestion administrative simplifiée et un suivi des opérations en direct. En résumé, gain de temps assuré et productivité décuplée.
Rappelons que la performance d’une entreprise dépend avant tout de la performance de ses processus.
