La loi l’exige, toutes les entreprises qui collectent des données personnelles, et ce quelle que soit leur taille, doivent être conforme au RGPD. Contrairement aux idées reçues, le RGPD n’est pas seulement destiné aux utilisateurs d’internet. En effet, toutes organisations publiques ou privées qui pour les besoins de son activité traitent des fichiers clients ou collectent des données à des fins commerciales ou autres se doivent de protéger les données des clients. C’est ce que l’on appelle le RGPD.
Sommaire
RGPD : définition de la protection des données personnelles
Qu’est-ce que le RGPD ? Ce sigle un peu indigeste se traduit par : « Réglementation Général de la Protection des Données ». C’est un texte réglementaire européen qui vise à encadrer le traitement des données personnelles. Entré en vigueur depuis mai 2018, il a pour objectif de :
- renforcer les droits des personnes dans l’utilisation de leurs données personnelles ;
- responsabiliser les acteurs qui traitent des données personnelles ;
- réguler le traitement des données entre les autorités.
Définition des données personnelles
Selon la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) :
Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».
Une personne peut être identifiée :
- directement (exemple : nom, prénom)
- ou indirectement (exemple : par un identifiant (n° client), un numéro (de téléphone), une donnée biométrique, plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale, mais aussi la voix ou l’image).
Dès lors, plusieurs méthodes permettent d’identifier une personne physique. Dans certains cas, une seule donnée peut suffire comme un numéro de sécurité sociale. Dans d’autres cas, pour identifier une personne, on utilise le croisement de données à savoir : une adresse avec une date de naissance et les centres d’intérêts de cette personne, par exemple.
Exemple de traitement de données personnelles
Vous êtes courtier en assurances, pour établir le contrat d’assurance habitation de votre client, vous devez récolter de précieuses informations le concernant :
- son identité (nom, prénom, âge, sexe, etc.) ;
- un justificatif de logement ;
- l’identité de son conjoint, de ses enfants et toute autre personne vivant à son domicile ;
- une adresse mail ;
- un RIB ;
- et toutes autres données nécessaires à l’établissement dudit contrat.
Ces données personnelles vont constituer un fichier client qui sera stocké dans votre CMR, dans un dossier papier, sur un drive ou autre. Vous êtes donc concerné par le traitement des données personnelles et donc par la RGPD.
Bon à savoir : dès lors que vous traitez des données, vous devez pouvoir justifier de leur objectif. Le traitement et la collecte des données personnelles de vos clients ou prospects doivent répondre à un but précis lié à votre activité professionnelle. Il est interdit de collecter des données sans raison valable.
Fichier client RGPD : le mail et le drive ne sont pas sécurisés
Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent le mail et le drive pour échanger avec leurs collaborateurs, partenaires, clients et prospects. Il est courant de voir des données à caractère personnel transiter via les boîtes mails ou dans les clouds.
Échange de devis ou contrats, documents justificatifs, pièces d’identité, coordonnées, ces données vous permettent de constituer vos fichiers clients et ainsi votre base de données. Mais êtes-vous certain que ces échanges par messagerie électronique sont sécurisés ? Êtes-vous réellement à l’abri d’un piratage informatique ? Et surtout, êtes-vous conforme RGPD ?
Constituer un fichier client par mail ou échanger des documents à l’aide d’un drive reste une procédure peu sécurisée quand il s’agit de collecter des données personnelles. À tout moment les données peuvent se perdre, être piratées ou réutilisées à mauvais escient.
Des fichiers clients conforment RGPD
Posséder des fichiers clients conforment RGPD est une obligation vis-à-vis de la loi et de la réglementation :
« Le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. »
Article 34 de la loi informatique et libertés
En respectant ce principe, vous éviterez bien des sanctions. C’est pourquoi vous devez avoir une vision globale des traitements de données de votre entreprise.
Tenir un registre de traitements des données
La CNIL recommande de tenir un registre de vos traitements de données, c’est une obligation en cas de contrôle. Pour chaque activité de votre organisation, il doit retranscrire :
- l’objectif poursuivi par la collecte de données ;
- les catégories de données utilisées (nom, prénom, adresse mail, etc.) ;
- les personnes ou les services ayant accès à ces données ;
- la durée de conservation de ces données ;
- comment sont-elles sécurisées ?
Si cette tâche peut vous sembler fastidieuse, elle peut devenir une réelle valeur ajoutée. En ayant connaissance des données collectées elles seront mieux renseignées, mieux organisées et donc mieux exploitées par votre organisation.
RGPD : protéger les données des clients en utilisant un logiciel
Il existe un moyen simple pour se mettre en conformité avec la réglementation. Les plus grandes entreprises pourront faire appel à un DPO (Délégué à la protection des données). Il intervient au sein de l’organisation pour mettre en place tous les processus de mise en conformité au regard du RGPD. Il délivre ses conseils et trouve les outils nécessaires pour un traitement des données sécurisé.
Pour bon nombre d’entreprises, protéger les données des clients en utilisant un logiciel est le moyen le plus efficace pour être aux normes RGPD.
Gestion des fichiers clients avec le logiciel foldr
Si vous devez gérer des dossiers administratifs lourds, que pour vous la collecte de données clients est essentielle au fonctionnement de votre activité, que ces données sont susceptibles d’être transmises à vos partenaires, et si vous cherchez à améliorer l’expérience de vos utilisateurs…
foldr est le logiciel qui saura répondre à vos attentes.
Un logiciel tel que foldr permet de centraliser toutes les informations en un seul et unique outil. La mise en conformité RGPD de votre organisation devient un jeu d’enfant, mais pas seulement, c’est une réelle opportunité économique, car grâce à foldr :
- vous, vos collaborateurs et/ou partenaires gagnez en efficacité ;
- vous augmentez votre productivité ;
- vous renforcez votre relation client ;
- vous facilitez la collaboration entre vos interlocuteurs, votre organisation et vos partenaires ;
- vous pilotez plus facilement votre activité.
Comment ça marche ?
foldr a été conçu pour répondre à un besoin commun à plusieurs secteurs d’activité : la gestion de leurs fichiers clients. L’intérêt de foldr , c’est qu’il s’adresse à toutes les entreprises qui doivent collecter des données en s’adaptant à l’activité et aux besoins de chacun. Il est totalement personnalisable !
Ce qui veut dire que vous pouvez paramétrer votre procédure pour obtenir votre fichier client idéal et exploitable. foldr permet de créer vos formulaires à renseigner, d’indiquer les documents à transmettre, d’apposer une signature électronique, etc.
Comme il s’agit d’une plateforme SaaS, vous n’avez aucune application ni matériel à installer au sein de votre entreprise. Les données sont hébergées à l’extérieur de l’organisation sur des serveurs totalement sécurisés. Les mises à jour se font automatiquement. Vos clients, prospects, collaborateurs, et partenaires se connectent dans un espace sécurisé et unique à chacun.
foldr a simplifié la gestion administrative de nombreux utilisateurs. Il fait gagner du temps en interne, il simplifie les procédures, il évite les doubles saisies de documents, il permet un meilleur suivi des dossiers pour plus de rentabilité.
L’essayer c’est l’adopter, je demande une démo !
