Comment optimiser les tâches indispensables à la réalisation d’un projet ? Par quels moyens synchroniser les opérations de chacun de vos employés pour atteindre un objectif commun ? Toutes les entreprises aspirent à constamment perfectionner leurs procédés de fonctionnement afin de gagner en productivité et in fine, en rentabilité. L’automatisation des tâches est un excellent moyen de diminuer le temps passé sur des actions à faible valeur ajoutée et de dédier davantage son temps ainsi que son savoir-faire à des fonctions clés. Le flux de travail, appelé « workflow » en anglais, est un des domaines où automatiser certaines actions prend tout son sens. Vous vous demandez ce qu’est le workflow en informatique ? Comment ce système fonctionne-t-il ? Pourquoi est-il devenu un élément incontournable pour toute société ? Zoom sur un outil de travail indispensable qui facilite aussi bien l’organisation des chefs de projet que celle des différentes équipes travaillant communément sur une mission.
Sommaire
Qu’est-ce que le workflow en informatique ?
Le workflow en informatique est un système visant à automatiser les processus métier d’une entreprise. Son objectif est de fournir à chacun des intervenants concernés par un même projet, une vision claire des tâches à accomplir et de leur déroulement. À l’heure où les technologies prennent une place de plus en plus importante dans notre quotidien, elles nous aident également à travailler de manière plus efficace. L’utilisation d’un workflow en informatique en est la preuve concrète.
Cette méthode de travail permet de définir avec précision toutes les étapes pour mener à bien un projet en entreprise incluant l’intervention de plusieurs personnes. Il indique les règles à suivre pour effectuer telle ou telle action ainsi que le délai de réalisation pour chacune d’entre elles. Chaque acteur peut alors réaliser sa mission de manière optimale en ayant accès à un flux d’information clair et précis.
Comment fonctionne le workflow ?
Le workflow en théorie
Le workflow représente donc un support informatique ou numérique commun pour simplifier l’échange d’informations et d’actions entre les procédés réalisés par les employés. Ainsi, il définit les processus métier grâce au digital. Les intervenants peuvent consulter à tout moment le circuit de validation, les tâches à exécuter, les délais de réalisations, les différents modes de validation, etc.
Il existe deux types d’approches de gestion des tâches : le workflow procédural et le workflow ad hoc. Dans le cas du workflow procédural, aussi appelé « workflow de production », les méthodes sont préétablies. Les règles concernant le déroulement des opérations sont alors statiques.
Le workflow ad hoc est basé sur un système imaginé de manière collaborative et qui offre davantage de flexibilité. Le cheminement des processus est dynamique. Cette approche permet à la fois de mieux réagir face à des événements imprévus, mais aussi de laisser place à plus de créativité. Les possibilités d’évolution et d’amélioration sont ainsi plus facilement réalisables.
Le workflow en pratique
Prenons l’exemple d’un projet webmarketing. Dans le but de mettre en place une stratégie éditoriale efficace pour la partie Community Management, le workflow permet la modélisation des étapes de la création de contenu pour animer les réseaux sociaux d’une entreprise. On peut définir à l’avance : les sujets, les visuels, les campagnes de publicité, les deadlines à respecter, etc. Ainsi, chaque étape fera l’objet d’une validation de la part d’un des collaborateurs concernés avant de passer à la tâche suivante.
Le responsable marketing fait part des nouveautés de l’entreprise (et donc de l’axe de communication à aborder) au Social media manager => le Social media manager définit la stratégie de communication des réseaux sociaux de l’entreprise => il la propose au responsable marketing qui la valide ou non => après validation ou rectification, le Social media manager met en place le planning éditorial qu’il transmet au Community manager => le Community manager exécute le planning dans les délais qui lui sont impartis => il fait valider la création de son contenu auprès du Social manager => qui valide ou demande des rectifications avant publication sur les réseaux.
Autre exemple de workflow pour le service RH d’une entreprise :
Pourquoi utiliser le workflow ?
De nombreux aspects de notre quotidien professionnel peuvent être optimisés ou réalisés par des traitements automatisés. Ainsi, la mise en place d’un workflow améliore et facilite non seulement la qualité de travail de chacun, mais aussi celle du groupe dans son ensemble. Chaque personne connaît son rôle, son objectif, les coéquipiers en relation directe avec sa mission, etc. Pour les responsables d’équipe, l’utilisation d’un workflow les aide à avoir une meilleure vision d’ensemble de l’avancée d’un projet. Enfin, tous les intervenants pourront remarquer :
- une diminution du risque d’erreur ;
- une augmentation en matière d’efficacité ;
- une réduction de temps dans le traitement des tâches ;
- une diminution du stress dû à un manque d’organisation ;
- une meilleure harmonisation des responsabilités de chacun des membres de l’équipe.
La modélisation et l’automatisation de vos opérations professionnelles s’inscrivent comme une évolution inévitable vers une approche de travail moderne. Un monde où les hommes et la technologie collaborent pour obtenir à la fois de meilleurs résultats, mais aussi pour donner aux employés la chance de se focaliser sur des tâches nécessitant tout leur savoir-faire. Avec le workflow, dites au revoir aux heures perdues dues à une mauvaise organisation des processus, et bonjour à l’efficacité sur les tâches à forte valeur ajoutée !
Le workflow en informatique est un système de gestion qui joue le rôle de chef d’orchestre. Il s’avère ainsi être un excellent outil pour optimiser un meilleur degré de fluidité, de fiabilité et donc de productivité au sein de votre entreprise. Cerise sur le gâteau, sa portée est utile et efficace pour tous les collaborateurs d’un même projet, qu’ils soient internes ou externes. Vous souhaitez en apprendre davantage sur les solutions pour automatiser vos processus métier ? Demandez une démo et nous serons ravis de discuter avec vous de solutions adaptées à votre entreprise.
